Tomando como marco conceptual la ley anteriormente mencionada, la unidad de control interno es la encargada de evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, actuando como asesor y facilitador de la gerencia, de los procesos administrativos, de la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos.
Para ello, al interior del DCI se ha conformado un equipo interdisciplinario, que basado en los principios de responsabilidad, honestidad, respeto, pertenencia, solidaridad, confianza y perseverancia, y apoyado en la tecnología informática y en técnicas modernas de mejoramiento de procesos, se encarga de asesorar a las áreas en la administración de riesgos, el mejoramiento continuo de procesos y el fortalecimiento de una cultura de autocontrol al interior del Banco.
El promover y difundir la cultura de autocontrol es uno de los objetivos más relevantes del Departamento, para buscar un Banco más seguro, eficiente y con una actitud positiva hacia el control, para que este no sólo sea percibido como responsabilidad de un grupo de personas o de un área, sino de todos y cada uno de los empleados del Banco.
Para llevar a cabo este objetivo y como parte de las funciones de mi cargo de desarrollo del SCI, con énfasis en implementación de soluciones y herramientas que faciliten y mejoren la ejecución de las actividades de control interno, al interior del DCI, en colaboración con el Departamento de Gestión informática, trabajé en el diseño e implementación del sistema PEGASO[3], con el fin de que cada una de las áreas del BR, de una manera más directa y permanente, lleven a cabo la gestión del seguimiento a los compromisos adquiridos con los entes de control, sin depender del DCI para su atención.
Este sistema tiene un alcance corporativo, ya que no solo cubre las áreas de la oficina principal y en Bogotá, sino a todas las sucursales que tiene el BR a nivel nacional, incluida la Imprenta de Billetes en Ibagué.
Mi rol dentro del sistema es el de gerente y administrador del mismo, lo que implica, entre otros, actividades propias de coordinación de un proyecto, así como la divulgación y soporte con las áreas usuarias. Esto último, requiere llevar a cabo capacitaciones a los usuarios, y para ello se utilizan 2 mecanismos: Presencial, ya sea a nivel grupal o individual, con un formato de presentación en powerpoint y, según la disponibilidad de tiempo, se llevan a cabo ejercicios directamente sobre el sistema. El segundo mecanismo es vía telefónica, donde se va guiando paso a paso al usuario en la atención de la solución a la inquietud específica que requiera. Estos formatos se han venido realizando desde su puesta en producción, lo cual demanda tiempo considerable no solo para la persona que realiza la capacitación sino para los usuarios, porque se requiere un espacio físico, de tiempo y la presencialidad requerida de ambos actores. El que se haga de una u otra manera depende de varios factores, en algunos es el factor distancia, como ocurre con las sucursales; en otro el tiempo, cuando son usuarios que tienen una agenda muy ocupada que no les permite participar en actividades grupales, así como la diversidad cognitiva (Gardner, 2006) que se pudiera inferir de las personas que requieren un aprendizaje; es decir, el nivel de rigurosidad o de énfasis no es el mismo para todas las personas, dada su formación, expertise en herramientas de tecnología y necesidad, lo cual está asociado con los componentes referenciados por el Ministerio de Educación (MEN) en los estándares básicos de competencias en tecnología e informática, especialmente en los relacionados con la naturaleza y conocimiento de la tecnología, así como en la apropiación y uso de la tecnología.
Para las sucursales, si bien en un comienzo se realizaron visitas, exclusivamente con el fin de divulgar y capacitar a los usuarios, esto se ha complicado, porque ahora solo se realiza cuando se programa una visita a la sucursal por parte de los profesionales del Departamento, con una frecuencia que fácilmente puede oscilar entre una al año o cada dos años y que no es propiamente con el objetivo de capacitar a los usuarios en la utilización de PEGASO, sino que se aprovecha el “momento” del viaje para educar a los empleados en la motivación del autocontrol, a través de la utilización del sistema. Por ello, casi siempre se recurre al teléfono como principal mecanismo de capacitación, apoyado en ocasiones esporádicas con el uso del net-meeting.
De otro lado, teniendo en cuenta el dinamismo de una empresa como el BR, por la rotación de personal, y como recientemente ocurrió, una reestructuración general, ha ocasionado que personas que son nuevas en sus cargos no estén familiarizados con PEGASO, pero que requieren una inducción pronta sobre los conceptos de autocontrol y en especial de manejo del sistema. Las cada vez más restringidas limitantes de recursos en el DCI, a nivel de recurso humano, tiempo y espacio, han llevado a buscar otros mecanismos que faciliten instruir a los nuevos usuarios en la utilización del sistema, y en la divulgación de conceptos de autocontrol, sin necesidad del factor presencial como aspecto determinante para educar en la utilización del sistema. De acuerdo con lo anterior, se quiere buscar mecanismos que fortalezcan el aprendizaje para los usuarios del sistema, y ampliar la cobertura que hoy en día se tiene; por ello, se propone la utilización de herramientas que permitan el desarrollo de contenidos virtuales, para facilitar un ambiente de e-learning como puede ser Camtasia[4] (http://www.techsmith.com/camtasia/) o Captivate (http://www.adobe.com/products/captivate), con el cual se aplique la utilización de las TIC. La idea es que a partir de la utilización de estas herramientas, se desarrollen tutoriales, que estén disponibles para los usuarios dentro de la intranet[5], en la página del DCI, y que puedan ser utilizados por los empleados del BR en cualquier momento del tiempo, sin tener que recurrir a la asistencia inmediata de algún profesional de DCI, cambiando de esta manera el paradigma espacio-temporal (Brunner, 2000), que limitaba el accionar de enseñanza en la utilización del sistema y la descentralización en el aprendizaje, dependiente exclusivamente en el personal del Departamento. Inclusive como ya se creó un blog del DCI (http://departamentocontrolinterno.blogspot.com/), a través de este se podrían publicar los tutoriales que se generen, promoviendo a una des-localización de los saberes(Barbero, 2000), trascendiendo las barreras físicas y aprovechando las facilidades que otorga los nuevos entornos de tecnología y que posibilitan nuevas formas de lograr comunicarnos con los demás. Este proceso estaría enmarcado dentro como un aprendizaje no formal (Salinas, 2003), (Orozco,2004) y de acuerdo con la Ley General de Educación de Colombia (Ley 715 de 1994), aunque considero también puede tener algo de informal, puesto que estaría disposición no solo de aquellos, quienes en el desempeño de sus funciones necesitan adquirir o complementar sus conocimientos del sistema, sino para los empleados que quisieran de manera espontanea aprender sobre aspectos de autocontrol y por supuesto, del sistema.
Así mismo, y para no desligarse del todo del proceso de capacitación, dentro de la misma página de la intranet, a la par del tutorial, se consideraría contar con una sede en Sharepoint[6], donde se pueda contar con la posibilidad de establecer un foro para que los usuarios puedan aclarar inquietudes surgidas de la interacción en el uso del sistema o de aspectos relacionados con la cultura de autocontrol, así como FAQ de preguntas frecuentes, coordinado por el Gerente del proyecto. Esto para posibilitar un intercambio de ideas que puedan retroalimentar y poner en consideración aspectos de mejora no solo sobre el sistema sino sobre la manera como se están enfocando las cosas en materia de autocontrol y de otro lado manteniendo las funciones de facilitadores que debemos realizar entre los empleados del Banco
Con un contenido de e-learning, considero se estandariza no solo la parte de la enseñanza sino que las personas se enfocarán en lo que estrictamente les interesa sin tener que escuchar todo el discurso que un capacitador pueda requerir para transmitir el conocimiento a todo un auditorio. Obviamente, hay que hacer un acompañamiento cercano que permita monitorear y medir el grado de aceptación y utilización por parte de los usuarios, el cual debe ir acompañado de un componente motivacional que estimule a su utilización y difusión, porque en últimas, las tecnologías por sí solas no generan conocimiento, este se produce según la utilización que se les de y el grado de innovación en los procesos que se apliquen apoyados en dichas tecnologías (Casas, 2005). Para el Banco y el Departamento esto representaría un ahorro de recursos, tanto financieros como humanos, especialmente en lo que implica el tiempo de dedicación en las sucursales, que puede ser invertido en otras actividades complementarias para el fomento de la cultura del autocontrol. Por otro lado se fomenta la competencia informacional, en la utilización y comunicación de herramientas, que posibilitan la construcción de conocimiento propios de la tecnología de la información (Castells, 2001).
Referencias
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● Brunner, J. (2000). Globalización y el futuro de la educación: tendencias, desafíos y estrategias. Seminario UNESCO, Santiago de Chile.
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● Wikipedia, definición de Intranet. http://es.wikipedia.org/wiki/Intranet. Tomado el 26 de noviembre de 2010.
[1] Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que buscan cumplir un objetivo común predefinido. El Sistema de Control Interno tiene un propósito: contribuir al cumplimiento de los objetivos organizacionales, enmarcado en los principios de eficacia, eficiencia y economía
[2] “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos” Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, Art. 1o.
[3] Proyecto Estratégico para la Gestión, Autocontrol y Seguimiento a Observaciones.
[4] Software de captura de video de pantalla con audio, donde el usuario define el área de la pantalla o la ventana que se va a capturar o grabar en su lugar y generar videos en diferentes formatos: iPod Video(mp4), Flash, Audio(mp3) , Camtasia Studio(CAMREC), Windows Media(WMV), Real Media(RM), entre otros.
[5] Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales.
[6] Herramienta de software utilizada en ambiente WEB, que ofrece un espacio central de colaboración y almacenamiento de documentos, ayudando a grupos de trabajo a compartir información y trabajar juntos, por ejemplo, en la coordinación de proyectos, calendarios y programas, debatir ideas y revisar documentos o propuestas.
